Mit dem Schreiben vom 26.11.2010 verkündete das Bundesministerium der Finanzen (BMF) seine Ansichten hinsichtlich der Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften. Diese sogenannte “Kassenrichtlinie 2010” legt u.a. fest, dass elektronische Kassensysteme Geschäftsvorfälle einzeln und unveränderbar aufzeichnen und die Daten der Kassensysteme jederzeit zur Auswertung durch die Finanzbehörden verfügbar sein müssen. Zudem hat die Finanzverwaltung bei einer Außenprüfung nach § 147 Abs. 6 AO das Recht auf Datenzugriff, d.h., sie kann sich alle verwertbaren Datenträger wie CD, DVD oder USB-Stick aushändigen lassen. Die ab dem 01.01.2017 für alle elektronischen Kassenaufzeichnungen geltende Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren wurde ebenfalls durch die Kassenrichtlinie 2010 eingeführt.

Für die Umsetzung dieser Vorgaben gewährte das BMF eine Frist bis zum 31.12.2016. Von den Regelungen sind gemäß BMF Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler betroffen. Lediglich für Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, gelten weiterhin die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 09.01.1996.

OFD-Merkblatt zur “Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung”

Die Oberfinanzdirektion (OFD) Karlsruhe hat die wichtigsten rechtlichen Bestimmungen in ihrem Merkblatt vom 31.10.2016 zusammengefasst.

Zum einen ist dies die Einzelaufzeichnungspflicht. Diese besagt, dass grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzuzeichnen und die Einzeldaten 10 Jahre aufzubewahren sind. Darüber hinaus müssen u.a. auch Auswertungs- und Programmierdaten sowie Handbücher aufbewahrt werden.

An zweiter Stelle sind das die Regelungen für Altkassen, also Kassensysteme, die nachweislich nicht technisch aufrüstbar sind. Hier müssen alle zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen – etwa die Bedienungsanleitung und Einrichtungsprotokolle –, alle Rechnungen sowie alle Tagesendsummenbons aufbewahrt werden. Die Vollständigkeit von Letzteren muss außerdem durch Programmierprotokolle nachgewiesen werden können. Dabei ist zu beachten, dass das Fehlen derartiger Unterlagen einem formellen Mangel der Buchführung entspricht und dies zu einer Schätzung durch das Finanzamt führen kann.

Drittens gilt für offene Ladenkassen, dass jeder einzelne Geschäftsvorfall gleichermaßen zu dokumentieren und festzuhalten ist, so dass diese Art der Kassenführung einen hohen administrativen Aufwand nach sich zieht. Nur dann, wenn nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und nicht feststellbarer Personen verkauft werden, kann die Ermittlung über einen Kassenbericht erfolgen. Auch dieser muss jedoch auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft werden können.

Mängel bei der Kassenführung

Die OFD Karlsruhe weist explizit auf die Folgen einer fehlerhaften Kassenführung hin. Der Gesetzgeber vertraut grundsätzlich nach § 158 AO auf die Richtigkeit des Ergebnisses der Buchführung, also von Gewinn und Umsatz. Fehler in der Buchhaltung oder ein nicht schlüssiger Nachweis, dass keine Änderungen an Einzelbuchungen oder den steuerlichen Abschlüssen vorgenommen wurden, können zu einer Verwerfung der Kassenbuchführung durch die Finanzverwaltung führen. Das Finanzamt hat dann die Möglichkeit, die Besteuerungsgrundlagen im Rahmen von § 162 AO zu schätzen. Kann der Steuerpflichtige von der Finanzbehörde festgestellte Differenzen nicht substantiell widerlegen, so folgt laut OFD Karlsruhe neben den Umsatz- und Gewinnzuschätzungen regelmäßig auch die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens. Eingriffe in das Kassensystem können bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten den Tatbestand der Urkundenunterdrückung nach § 274 Abs. 1 StGB oder der Steuerhinterziehung nach § 370 AO erfüllen.

Praxishinweis

Die OFD Karlsruhe hat mit ihrem Schreiben die wichtigsten Punkte vor allem der Kassenrichtlinie 2010 zusammengefasst. Kurz vor Ablauf der Übergangsfrist zum 31.12.2016 sind jedoch die Hinweise auf die möglichen Konsequenzen bei nicht ordnungsgemäßer Kassenführung besonders hervorzuheben. Steuerpflichtige sollten prüfen, ob ihr aktuelles Kassensystem alle Vorgaben erfüllt und gegebenenfalls schnellstmöglich Nachbesserungen vornehmen. Eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen oder die Einleitung eines Strafverfahrens können unangenehme Konsequenzen für Steuerpflichtige darstellen.